LEY 1581 DEL 2012 – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Todos los usuarios que suministren información en el portal manifiestan conocer
y aceptar la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de ACTION
CLEAN S.A.S., el cual puede encontrar en la página web www.actionclean.co
ACTION CLEAN S.A.S. como Entidad privada de servicios de Aseo, Limpieza,
Cafetería y Desinfección, reconoce la importancia de brindar a los(as) titulares
de información personal la protección adecuada en relación con el tratamiento
de sus datos personales bajo la premisa de que todas las personas tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en base de datos y archivos, de conformidad con el artículo
15 de la Constitución Política de Colombia
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. Glosario
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato personal para llevar a cabo el tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, sin importar que se trate de una base de datos manual o
automatizada.
• Datos personales públicos: es la información personal que está en los documentos públicos, o que la persona titular de dicha información, ha
convertido en público por difundirla masivamente. Por ejemplo, nombre, cédula, estado civil, sexo, etc.
• Datos personales semiprivados: es aquella información que solo le interesa al dueño o a un determinado sector; por ejemplo, la información
financiera.
• Datos personales privados: es la información que únicamente es de interés para el titular, por ejemplo, sus gustos o su correo electrónico.
• Datos personales de categoría especial: estos tipos de datos se subdividen en datos personales de menores de edad y datos personales sensibles. Los datos de menores de edad, son aquellos que hacen referencia a información de individuos que no han cumplido la mayoría de edad; por su parte, los datos sensibles, son los que hacen referencia a asuntos íntimos que pueden llegar a generar algún tipo de discriminación, por ejemplo, información relacionada con la salud, filiación política, pertenencia a sindicatos, preferencia sexual, entre otros.
• Dentro de los datos personales sensibles, también se encuentran los datos biométricos, los cuales son aquellos que, a través de herramientas de tecnología biométrica, permiten identificar a una persona; por ejemplo, la huella, el iris o el reconocimiento facial.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.2. USO DE DATOS PERSONALES
Un dato personal, es cualquier información relativa a una persona física, que permite identificarla o hacerla identificable. Es decir, la información que nos describe, que nos da identidad, nos caracteriza y permite diferenciarnos frente a otras personas.
Los datos personales se pueden dividir en 4 categorías: públicos, privados, semiprivados, de categoría especial (los cuales a su vez se dividen en sensible y de menores de edad).
¿Qué es el derecho a la protección de datos personales?
Es el derecho que tienen todas las personas para decidir, de manera libre e informada sobre el uso de su información personal. En Colombia, es un derecho fundamental reconocido en el artículo 15 de la Constitución Política, el cual ha sido desarrollado por la Ley 1581 del 2012, sobre protección de datos personales, la cual impone obligaciones a los particulares, empresas públicas y privadas y entes estatales que utilizan datos personales.
¿Cuáles son los derechos de los titulares de información personal?
Las personas, como titulares de datos personales, tienen derecho a:
Conocer: es el derecho que se tiene para conocer si se están tratando o no sus datos personales y, en el caso de que se esté realizando dicho tratamiento, a saber, cómo se obtuvieron, qué información se tiene, para qué se usa y si se comparte con alguna otra empresa. Derecho de rectificación: derecho a que ACTION CLEAN rectifique los datos personales inexactos que le conciernan.
Derecho de actualización: solicitar la actualización de sus datos personales. Cuando esto suceda, ACTION CLEAN garantizará la actualización de la
información en todas las bases de datos y/o archivos de la organización.
Derecho de oposición: solicitar que su información deje de tratarse para algunos temas autorizados.
Derecho de supresión: solicitar la eliminación de la información de las bases de datos de Coomeva EPS. Esto no aplica para la información requerida para la prestación del servicio de salud.
1.3. USO DE DATOS PERSONALES PARA EMPLEADOS
ACTION CLEAN usará los datos personales de sus trabajadores para temas de contratación, afiliaciones en salud, pensión, ARL y caja de compensación y demás sistemas que garanticen el bienestar del trabajador y que se encuentren en los términos permitidos por el Ministerio del Trabajo.
• Selección y reclutamiento
• Entrevista y verificación de referencias personales
• Contrato laboral
• Afiliaciones al sistema de salud, pensiones, riesgos laborales,
conceptos médicos ocupacionales, todos los asociados al sistema de
seguridad social.
• Realizar campañas de educación necesarias para el cumplimiento de
la normatividad vigente, entre ellas las de promoción de la salud y
prevención de la enfermedad.
• Envío y notificación de circulares, campañas y demás de tipo laboral.
• Publicidad en imagen empresarial
• Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
• Notificación condiciones de salud a entidades reglamentarias como
Ministerio del trabajo, salud, Arl, Eps, Pensión, Cesantías, entre
otros.
1.4. USO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES
ACTION CLEAN usará los datos personales de sus Clientes para temas de prestación de servicios de aseo, limpieza, desinfección y oficios varios; así como la venta de productos desinfectantes y capacitaciones.
• Ingreso a base de datos Clientes
• Envío de cotizaciones y propuestas
• Contrato de prestación de servicios con las condiciones pactadas, en los
casos que aplique.
• Orden de compra de aprobación.
• Registro en software de facturación electrónica
• Dar respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que se
presenten.
1.5. USO DE DATOS PERSONALES PARA PROVEEDORES
ACTION CLEAN usará los datos personales de sus Proveedores para temas de compra de insumos e implementos necesarios para la prestación de servicios de aseo, limpieza, desinfección y oficios varios; todas las compras de tipo administrativo y operativo.
• Ingreso a base de datos Proveedores
• Envío de notificaciones y comunicados
• Seguimiento y evaluación de proveedores
• Ingreso software contable
1.6. USO DE DATOS PERSONALES PARA FINES COMERCIALES, DE MERCADEO Y OTROS
Es posible que ACTION CLEAN pida a sus empleados, clientes o proveedores su permiso para utilizar sus datos personales para fines ligados a actividades comerciales, de mercadeo y otros; en dichos casos, siempre pedirá una autorización específica.
Los fines comerciales de mercadeo y otros, se relacionan con:
Publicidad en página web, facebook, youtube, twiter, Instagram, linkedin, whatsapp y demás redes sociales.
La no aceptación del tratamiento de sus datos personales para los fines indicados
previamente, no ocasiona ningún impedimento o restricción para el acceso a los
servicios de salud, promoción y prevención, etc.
1.7. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACTION CLEAN
La Política de Tratamiento de Datos Personales puede ser consultada en www.actionclean.co, donde también podrá consultar los canales para actualizar, rectificar su información personal y la autorización para el tratamiento de datos personales con fines comerciales y de mercadeo que haya otorgado. Con el fin de atender oportunamente sus reclamaciones sobre el tratamiento de sus datos dispone del correo contacto@actionclean.co
1.8 ATENCIÓN POR WHATSAPP CON ASISTENTE VIRTUAL
ACTION CLEAN S.A.S., NIT 900078033-3, como responsable del tratamiento, atiende las solicitudes que recibe por WhatsApp mediante un asistente virtual automatizado que funciona con herramientas de inteligencia artificial. El asistente se identifica como tal desde el primer mensaje, y en cualquier momento el titular puede pedir que lo atienda una persona del equipo comercial.
Datos que se recogen: nombre y número de WhatsApp (o el nombre de usuario con el que escribe), nombre de la empresa cuando el titular lo menciona, ubicación del inmueble, servicio solicitado, tamaño aproximado del espacio y el contenido de la conversación. El asistente no solicita documentos de identidad, datos financieros, datos de salud ni otros datos sensibles, y le pedimos al titular no compartirlos por este canal.
Finalidades: responder la solicitud, verificar si el servicio está disponible en la zona, trasladarla a un asesor comercial para que contacte al titular, orientar a quienes buscan empleo o quieren ofrecer productos o servicios hacia el canal correspondiente, y llevar un registro interno para mejorar la calidad de la atención. El asistente no toma decisiones con efectos jurídicos sobre el titular: la propuesta comercial y las condiciones del servicio las define siempre una persona del equipo de ACTION CLEAN S.A.S.
Proveedores tecnológicos: para prestar este servicio, ACTION CLEAN S.A.S. se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento: la plataforma de WhatsApp Business, un proveedor de mensajería, un servicio de inteligencia artificial que procesa el texto de la conversación, y servicios de almacenamiento en la nube. Algunos de estos proveedores están ubicados fuera de Colombia, por lo que los datos pueden ser objeto de transmisión internacional. En todos los casos solo reciben la información necesaria para prestar su servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, y no pueden usarla para fines propios.
Autorización: antes de iniciar la conversación, el asistente envía un aviso de privacidad con el enlace a esta política. Si el titular continúa escribiendo después de recibirlo, esa conducta constituye su autorización para el tratamiento descrito, en los términos del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015. ACTION CLEAN S.A.S. guarda registro de la fecha de envío del aviso y de la respuesta del titular. Si el titular manifiesta que no autoriza el tratamiento, el asistente no le solicita más datos y no traslada su solicitud al equipo comercial.
Conservación: las conversaciones y registros de este canal se conservan durante 24 meses desde el último contacto, salvo que exista una relación comercial vigente o una obligación legal que exija conservarlos por más tiempo. Vencido ese plazo, se eliminan o se anonimizan.
Derechos: el titular puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y presentar consultas o reclamos escribiendo a contacto@actionclean.co, en los términos y plazos previstos en esta política y en la Ley 1581 de 2012.